Comment exporter votre calendrier Gîtes de France : guide complet et étapes simples
Guide complet pour exporter votre calendrier Gîtes de France
La synchronisation de calendrier est aujourd’hui possible grâce à la technologie iCal. Vous pouvez importer ces URL iCal depuis le site de Gites, puis les exporter sur vos autres sites d’annonces afin de créer une communication bidirectionnelle entre les calendriers. Par défaut, la synchronisation automatique a lieu deux fois par jour. Si vous le souhaitez, vous pouvez choisir une synchronisation manuelle.
L’URL iCal d’une annonce sur Gites ressemble à ceci : https://gites.com/calendar/ical/0ca56097-b057-46b0-ae8e-3943c79d4bef.ics. Cette URL iCal se trouve sur la page de gestion du calendrier de disponibilités, derrière le bouton « Calendriers externes ». Ce lien est unique pour chaque annonce et ne fonctionne que lorsque vous le placez sur une autre plateforme prenant en charge la synchronisation des calendriers.
Pour Gites, il est très important que vos disponibilités soient toujours à jour. Grâce à la fonctionnalité iCal, ce genre de situation ne peut plus arriver puisque tous vos calendriers pourront être mis à jour simultanément.
En outre, si vous faites uniquement de la publicité sur Gites et que vous disposez aussi de votre propre site internet, vous pouvez exporter le calendrier de disponibilité de Gites sur votre propre site grâce à un script. Vous trouverez ce script au bas de la page de gestion du calendrier de chacune de vos propriétés.
Synchronisation avec GreenGo
Pour synchroniser votre calendrier Gîte de France avec GreenGo, il faut suivre ces deux étapes :
- Importer votre calendrier Gîte de France
- Vous rendre dans votre espace propriétaire Gîte de France
- Dans l’onglet Planning, cliquer sur Synchronisation Plannings-ICal
- Sélectionner le logement qui vous intéresse avec la bande déroulante
- Dans la section Autoriser les plateformes externes à consulter mon planning, cliquer sur Copier en face du Lien sans informations
- Vous connecter à votre espace hébergeur GreenGo, dans la section Calendriers, sous section Calendriers extérieurs, dans la partie Importer un calendrier, nommer le calendrier et coller le lien iCal Gîte de France
- Cliquer sur Importer le calendrier
- Exporter votre calendrier GreenGo
- Sur cette même page Calendriers extérieurs sur GreenGo, dans la partie Exporter mon calendrier GreenGo, cliquer sur Copier le lien
- Revenir sur votre espace Gîte de France, dans la section Récupérer le planning depuis une plateforme externe, nommer le calendrier (GreenGo), coller le lien iCal GreenGo et cliquer sur Ajouter
- Refaire la même opération pour chaque logement présent sur GreenGo et Gîte de France.
Votre hébergement est référencé sur une plateforme de vente en ligne ? Gagnez du temps et synchronisez les calendriers des disponibilités. Retrouvez sur cette page une aide pour récupérer l’adresse iCal des calendriers d’autres plateformes (liste non exhaustive).
Sur votre compte Gîtes de France, Gérer mes calendriers iCal, cliquez sur Copier, puis Collez le lien sur votre Espace Prestataire Sancy / Indisponibilités / Flux iCal.
Afin de vérifier si cette option est disponible, connectez-vous à votre extranet booking et cliquez sur Tarifs et disponibilités. Si vous avez accès à cette fonctionnalité, l’option Synchroniser les calendriers s’affichera dans le menu déroulant.
Il est également possible de récupérer le lien ICAL fourni par Cybevasion. Dans l’espace propriétaire Cybevasion, cliquez sur l’onglet Planning. Accédez à la section Import / Export ICAL. Cliquez sur « exportez vos plannings sur d’autres systèmes de réservation ». Copiez le(s) lien(s) d(es) planning(s).
Enfin, pour pouvoir importer ou exporter un calendrier, l’établissement doit disposer d’un maximum de 20 types d’hébergements, avec 1 seul logement par type d’hébergement.
Étapes à suivre pour synchroniser votre calendrier Gîtes de France avec d’autres plateformes
Pour synchroniser votre calendrier Gîtes de France avec d’autres plateformes, voici les étapes à suivre :
- Rendez-vous dans votre espace propriétaire Gîte de France.
- Dans l’onglet « Planning », cliquez sur « Synchronisation Plannings-ICal ».
- Activez les passerelles d’export de planning dans notre Channel Manager pour vous commercialiser sur d’autres plateformes.
Grâce à cet outil, vous pouvez synchroniser vos plannings Gîtes de France avec d’autres sites internet où figure votre hébergement. Ainsi :
- Les disponibilités et les tarifs du calendrier seront mis à jour et cohérents sur tous les sites d’hébergement d’annonces grâce au Channel Manager.
- La synchronisation des calendriers s’appuie sur le partage de calendriers en mode import et/ou export iCal.
- Les mises à jour se font automatiquement par WeeBnB, vous n’aurez plus à remplir manuellement ces calendriers.
- Par défaut, ITEA fonctionne dans le sens Gîtes de France vers les autres. Pour la synchronisation dans les deux sens, une demande doit être faite à votre référent Gîtes de France.
- Vous pouvez synchroniser vos agendas avec les plateformes suivantes : Abritel HomeAway, Airbnb, Booking, Chambres-Hôtes, Gîtes.
Remarque : La synchronisation se limite aux disponibilités et ne synchronise pas les tarifs, les photos, les caractéristiques, les conditions d’annulation, comme le fait un Channel Manager.
Enfin, pour synchroniser tous les calendriers, il est conseillé de télécharger l’application Google Agenda sur votre téléphone ou tablette Android. Lorsque vous ouvrez l’application, tous vos événements seront synchronisés avec votre ordinateur.
En conclusion, avec ces étapes, vous pouvez facilement synchroniser votre calendrier Gîtes de France avec d’autres plateformes de réservation en ligne.
Comprendre le format iCal et son utilisation pour les calendriers de gîtes
Dans l’administration de locations saisonnières comme les gîtes et les chambres d’hôtes, une bonne gestion des réservations est indispensable pour garantir la satisfaction des clients et optimiser les taux d’occupation. C’est là que les liens iCal (Internet Calendar) entrent en jeu, un outil précieux pour gérer les plannings de réservation efficacement.
Un lien iCal (ou fichier iCalendar) est un outil qui permet de synchroniser plusieurs calendriers ensemble. Lorsque vous avez une réservation sur une autre plateforme, cette réservation peut automatiquement apparaître sur votre calendrier Gîtes de France®, et vice versa.
Pour synchroniser HBook avec ‘Gîte de France’, commencez par aller dans le Module Propriétaire de Gîte de France (ITEA) et copiez l’URL du calendrier de l’hébergement que vous souhaitez synchroniser. Ensuite, dans HBook, cliquez sur ‘Nouveau calendrier’, entrez un nom et collez l’URL. Cela met en place une synchronisation unidirectionnelle du calendrier Gîte de France vers HBook, ce qui signifie que chaque réservation sur Gîte de France sera automatiquement importée dans HBook.
D’ailleurs, il est recommandé de régler les paramètres d’importation dans HBook pour exclure les dates bloquées et d’inclure les dates bloquées dans l’exportation. Cela garantit que si vous avez des dates à bloquer, comme pour des travaux de peinture, elles seront automatiquement bloquées dans le calendrier de Gîte de France grâce à la synchronisation iCal.
La synchronisation des calendriers vous permet de gagner un temps fou et de facilement garder vos disponibilités à jour sur différentes plateformes de location saisonnière.
Il est également essentiel de garder à l’esprit certains aspects concernant cette synchronisation :
- Délai de synchronisation : La synchronisation des calendriers n’est pas toujours instantanée. Il peut y avoir un léger délai avant que les mises à jour apparaissent sur toutes les plateformes.
- Si vous publiez des annonces pour vos locations saisonnières sur plusieurs sites internet, vous devez tenir un calendrier de disponibilités à jour sur chaque site afin d’éviter les doubles réservations et de décevoir les visiteurs.
Enfin, la synchronisation entre les plannings s’effectue via un lien de partage au format ‘iCal’, qui est le format d’échange standard pour ce type d’informations. Les liens iCal sont fournis par le ou les plateformes de gestion de calendrier.
Résoudre les problèmes courants lors de l’exportation de votre calendrier Gîtes de France
Pour vous, propriétaires de Gîtes de France en formule Duo, la synchronisation des calendriers avec différentes plateformes de réservation devient cruciale pour éviter les doubles réservations ou les oublis. C’est là que les liens iCal (Internet Calendar) entrent en jeu, un outil précieux pour gérer les plannings de réservation efficacement.
Voici quelques étapes à suivre pour résoudre les problèmes courants d’exportation :
- Obtenez le lien iCal des plateformes : Commencez par vous connecter aux plateformes sur lesquelles votre gîte est référencé. Dans la section de gestion des réservations ou des disponibilités, vous trouverez une option pour exporter le calendrier. Cela vous donnera une URL (un lien unique) que vous utiliserez pour la synchronisation.
- Vérifiez la synchronisation : La synchronisation des calendriers ne se fait pas toujours immédiatement ; cela peut prendre quelques minutes. Vérifiez régulièrement que tout fonctionne correctement et que toutes les réservations sont bien synchronisées.
Cependant, il est important de garder à l’esprit certains aspects :
- Délai de synchronisation : La synchronisation des calendriers n’est pas toujours instantanée. Il peut y avoir un léger délai avant que les mises à jour apparaissent sur toutes les plateformes.
- Utilisation des liens iCal : Pour un propriétaire novice, utiliser les liens iCal peut sembler un peu technique au début. Néanmoins, une fois configurés, ils deviennent un outil très puissant pour gérer vos réservations sans stress. Vous économisez du temps, évitez les erreurs de double réservation et gardez une vue d’ensemble claire sur vos disponibilités.
À noter, nous rencontrons actuellement un problème de cohérence lors de la synchronisation de nos calendriers entre AirBnB, Gîte de France, Cybevasion et notre site. Par exemple, nous avons un bien réservé sur Gîtes de France entre le 10/07/2021 et le 14/08/2021. Après synchronisation, le calendrier AirBnB de ce bien devrait afficher, pour cette période, une réservation unique notée ‘GDF’. Cependant, il affiche une multitude de réservations notées soit ‘GDF’ soit ‘Cybevasion’ avec des durées entre 1 nuit et 7 nuits. Logiquement, le calendrier AirBnB devrait afficher ‘GDF’ et uniquement ‘GDF’ entre ces dates.
Mes questions à ce sujet sont :
- Est-ce que quelqu’un(e) a déjà rencontré ce type de soucis ? Si oui, comment l’a-t-il résolu ?
- Existe-t-il une procédure plus précise de configuration des calendriers AirBnB avec les autres plateformes ?
- Quelqu’un(e) aurait-il/elle un conseil à me donner ?
Enfin, pour ceux qui rencontrent des problèmes similaires, certains ont indiqué que toutes les synchronisations passent bien sauf celle de GDF depuis quelques jours.
Pour finaliser, si vous souhaitez que vos réservations sur Gîtes de France® apparaissent aussi sur d’autres sites, vous pouvez exporter votre calendrier Gîtes de France® en utilisant également un lien. Si vous faites uniquement de la publicité sur Gîtes et que vous disposez aussi de votre propre site internet, vous pouvez exporter le calendrier de disponibilité de Gîtes sur votre propre site.
