Évitez les doublons de réservations sur Airbnb et Gîtes de France : Guide essentiel
Qu’est-ce qu’une double réservation et comment cela se produit ?
Qu’est-ce qu’une double réservation ?
Une double réservation, également appelée réservation double, se produit lorsque deux clients différents effectuent une réservation pour le même logement locatif sur une période de temps qui se chevauche. Par exemple, si un client réserve votre logement sur Airbnb et qu’un autre client le réserve sur Vrbo, vous êtes alors en double réservation.
Comment cela se produit ?
- Les surréservations surviennent souvent parce que vous êtes connecté à plusieurs canaux de distribution en même temps. Si votre appartement est réservé sur Booking.com, il n’est pas automatiquement marqué comme indisponible sur les autres plateformes.
- Les doubles réservations peuvent également résulter de la réservation par un même voyageur de plusieurs logements ou sous-unités différents pour la même date, en raison d’indécision ou d’erreurs manuelles.
- Il est donc essentiel pour les gestionnaires et les propriétaires de disposer d’outils conçus pour éviter ces réservations multiples, tels qu’un logiciel channel manager, un moteur de réservation ou un système de gestion immobilière (PMS).
Comment éviter les doubles réservations ?
- Pour éviter les surréservations, la solution à tous vos problèmes (ou presque) s’appelle un channel manager ! Les logiciels de réservation en ligne comme eviivo intègrent un channel manager qui connecte votre hébergement aux plus grandes agences de voyages en ligne.
- Il est vivement recommandé de synchroniser les différents calendriers avec iCal. Cela vous permet de mieux gérer vos réservations.
- Si vous n’avez pas la possibilité de mettre à jour vos disponibilités automatiquement en temps réel, il est donc préférable de se préparer à cette éventualité.
- Une bonne stratégie de tarification dynamique vous permettra de toujours proposer le prix le plus compétitif sur chaque plateforme.
Comment gérer une double réservation si cela se produit ?
- Dépêchez-vous de demander l’annulation de la seconde réservation. Contactez votre client, expliquez lui que l’appartement n’était pas disponible.
- Proposez-lui des liens vers des établissements du même standing, dans la même périphérie. Demandez-lui d’annuler, bien sûr gratuitement.
- Gérez la situation avec calme et professionnalisme. La façon dont vous gérez le problème peut atténuer l’impact négatif sur votre réputation.
- Lorsque vous vous apercevez d’une surréservation, essayez de résoudre le problème le plus rapidement possible. Regardez si vous avez une chambre similaire disponible.
Comment synchroniser votre calendrier pour éviter les doublons sur Airbnb et Gîtes de France ?
Pour éviter que plusieurs voyageurs ne réservent aux mêmes dates, vous pouvez synchroniser votre calendrier Airbnb avec d’autres sites web. Lorsque vous réservez une nuit sur un calendrier, elle est automatiquement bloquée sur l’autre. Cela facilite la gestion de votre activité d’hôte.
Pour synchroniser votre calendrier Airbnb avec Gîtes de France, il est nécessaire de passer par le partage de calendriers en mode import et/ou export iCal. Suivez ces étapes :
- Obtenez l’URL associée au calendrier de Gîtes de France. Assurez-vous que l’URL se termine par .ics, car les autres URL ne fonctionnent pas.
- Rendez-vous sur le module Propriétaire de Gîtes de France et dans l’onglet Planning, cliquez sur le bouton Synchronisation Plannings – ICal. Sélectionnez le calendrier que vous souhaitez synchroniser et suivez les instructions.
- Pour effectuer l’importation sur Airbnb, cliquez sur Calendrier, sélectionnez l’annonce concernée, puis cliquez sur Disponibilités. Sous Associer des calendriers, cliquez sur Me connecter à un autre site web. Collez le lien du calendrier Airbnb dans votre autre calendrier en format iCal.
La synchronisation automatique des calendriers avec Gîtes de France se produit par défaut deux fois par jour. Cependant, il est également possible de choisir une synchronisation manuelle selon vos besoins. Cela vous permet de mieux contrôler la disponibilité de votre hébergement sur les deux plateformes.
Enfin, pour éviter les doublons lors de la synchronisation, il est recommandé de configurer correctement les liens iCal pour chaque plateforme. Cela garantit que les réservations faites sur une plateforme se reflètent automatiquement sur l’autre, réduisant ainsi le risque de surbooking.
Actuellement, il existe un problème de cohérence lors de la synchronisation entre Airbnb et Gîtes de France. Par exemple, une réservation unique sur Gîtes de France peut apparaître comme plusieurs réservations sur Airbnb, entraînant des confusions. Une procédure plus précise de configuration des calendriers peut être nécessaire pour résoudre ce problème.
N’hésitez pas à demander de l’aide si vous avez rencontré ce type de souci ou si vous avez réussi à le résoudre, car d’autres pourraient bénéficier de votre expérience.
Quelles sont les meilleures pratiques pour gérer les réservations multiples ?
Meilleures Pratiques pour Gérer les Réservations Multiples sur Airbnb et Gîtes de France
Gérer efficacement les réservations multiples peut s’avérer complexe, surtout lorsque vous utilisez plusieurs plateformes. Voici quelques meilleures pratiques à considérer :
- Utiliser un Planning Centralisé : Spécialement conçu pour les chambres d’hôtes et les gîtes ruraux, le planning de vos réservations vous donne une vision centrale de toutes vos réservations, qu’elles aient été prises depuis votre site Internet, par téléphone ou depuis les plateformes Airbnb, Booking, etc. Chaque réservation est accessible depuis le calendrier, et vous pouvez ajouter une réservation en quelques clics ou bloquer des périodes.
- Automatiser les Tâches : Il est bénéfique d’automatiser la plupart des tâches liées à votre activité de location saisonnière. Synchronisez votre calendrier avec les différents portails de réservation. Toutes vos réservations sont centralisées sur Gîte et Bien, ce qui vous aide à éviter les doubles réservations et le surbooking, tout en vous faisant gagner du temps pour mettre à jour.
- Centraliser avec un Channel Manager : Si vous faites la promotion de votre location sur de multiples plateformes comme Airbnb ou Booking.com, il peut être difficile de synchroniser vos calendriers automatiquement en temps réel. Avec le Channel Manager Smoobu, vous pouvez centraliser la gestion des réservations depuis un tableau de bord unique. Il permet d’importer vos réservations dans un calendrier de réservations et de bloquer automatiquement cette période sur vos autres calendriers connectés, évitant ainsi les doubles réservations.
- Avoir un Site Internet Efficace : Être indépendant des plateformes de réservation est très bénéfique. Réalisez vous-même votre promotion, fidélisez efficacement les clients, et obtenez un maximum de réservations directes pour une plus grande satisfaction. Avoir un site Internet est primordial pour augmenter les réservations directes et promouvoir vos locations saisonnières.
- S’informer et Développer sa Visibilité : Inscrivez votre location sur Gîtes de France pour générer des revenus supplémentaires. Cela vous permettra de remplir votre calendrier de réservations plus facilement et de développer la visibilité de votre marque.
En appliquant ces meilleures pratiques, vous pourrez gérer vos réservations multiples de manière plus efficace et réduire les risques de surbooking.
Comment informer les clients de manière proactive pour éviter les doublons ?
Communication proactive avec les clients :
La communication est essentielle. Communiquez clairement et rapidement. Une bonne communication est la clé pour être un excellent hôte Airbnb. Répondez aux demandes et aux messages des clients rapidement et de manière précise. Cela permet de s’assurer que les clients se sentent soutenus et bien informés tout au long de leur expérience.
Nous envoyons un message de remerciement (non automatisé) à chaque client dans les 12 heures suivant leur réservation. Dans 75 % des cas, cela obtient une réponse expliquant pourquoi le client vient chez nous. Cela aide à établir une connexion personnelle avec les clients avant leur arrivée.
En outre, la transmission de toutes les informations utiles en amont et la réponse immédiate aux questions des clients sont cruciales. Cela permet de qualifier votre clientèle et de renforcer leur décision en leur montrant qu’ils traitent avec un hôte compétent.
Utiliser un message d’accueil personnalisé est un excellent moyen d’engager le client. Par exemple, un message tel que ‘Bienvenue à bord:’ crée une ambiance positive et engageante dès le début, incitant les clients à partager leurs attentes et leur itinéraire.
Les messages programmés et les réponses rapides peuvent vous faire gagner du temps. Lorsque vous rédigez ces messages, gardez à l’esprit que les voyageurs sont plus susceptibles de les lire s’ils sont brefs et envoyés au bon moment. Envisagez de programmer des messages pour ces moments :
- Demande d’information ou de réservation : Répondez immédiatement (ou dans un délai maximum de 24 heures) lorsque les voyageurs vous contactent.
- Confirmation de réservation : Remerciez les voyageurs pour leur réservation et informez-les que vous êtes à leur disposition en cas de question.
- Avant l’arrivée : Environ 24 à 48 heures avant l’arrivée, rappelez aux voyageurs où trouver les instructions d’arrivée et ajoutez toute information relative à l’accès au logement.
Appuyez ou cliquez simplement sur un bouton pour répondre aux questions courantes en créant des réponses rapides. Vous pouvez utiliser les mêmes réponses rapides pour toutes vos annonces. Personnalisez vos réponses avec des codes courts qui remplissent automatiquement les informations relatives au voyageur, à la réservation et au logement. Assurez-vous que tous les détails de votre annonce sont renseignés avant d’utiliser des codes courts.
Enfin, utilisez ces dix modèles de messages personnalisables pour assurer une communication proactive avec les voyageurs tout en vous faisant gagner du temps.
Que faire en cas de double réservation malgré toutes les précautions ?
En cas de double réservation sur Airbnb :
- Il est important de contacter le service client d’Airbnb pour obtenir une assistance immédiate. Ils peuvent vous aider à gérer la situation et à trouver une solution appropriée.
- Si vous vous trouvez dans cette situation, vous aurez à annuler l’une des réservations. Cependant, gardez à l’esprit qu’Airbnb désapprouve les annulations, donc il est crucial de naviguer cette situation avec prudence.
- Il est recommandé d’appeler d’urgence Airbnb au 01 84 88 40 00 si vous êtes confronté à une double réservation confirmée aux mêmes dates. Cela peut vous aider à résoudre le problème rapidement.
Pour éviter les doubles réservations à l’avenir :
- Établi des politiques fermes concernant les dates d’accueil et de départ. Assurez-vous que vos invités comprennent qu’une date de départ fixe est nécessaire pour éviter des changements de dernière minute.
- Utilisez un calendrier unifié pour gérer les réservations sur plusieurs plateformes. Dès qu’une réservation est effectuée, bloquez immédiatement les dates correspondantes sur les autres. Des outils comme le calendrier synchronisé de Google ou des logiciels de gestion peuvent faciliter cette tâche.
- Effectuez des vérifications manuelles régulières, surtout si vous proposez plusieurs listings pour la même propriété. Si une chambre est réservée, bloquez rapidement les dates correspondantes.
- Assurez-vous que votre calendrier est à jour, car des doubles réservations peuvent survenir si vous listez votre propriété sur plusieurs sites sans synchronisation de calendrier, même en cas de synchronisation.
En résumé : Pour éviter les doubles réservations sur Airbnb, il est nécessaire de gérer proactivement votre calendrier, d’utiliser des outils technologiques, et de communiquer clairement avec vos invités. Ces stratégies peuvent non seulement éviter des situations compliquées, mais également améliorer votre réputation en tant qu’hôte.
